發刊日期:2020年8月24日
跨部門溝通與會議
跨部門溝通是企業日常運作一件具挑戰的必要工作。企業因應組織發展的需求,分工日趨專業而精細,複雜的專案常需跨幾個部門的同仁之力才能完成,但專案主要負責人和支援者之間並沒有上下隸屬關係,大家又有例行的工作要忙,常有優先順位的衝突,擔心「多做」的不均分工會影響自己的進度,難怪跨部門溝通成為許多企業急於提升的課題。
跨部門溝通的目的是「有效」,進行會議的過程,需要的是「效率」,可惜許多組織常將兩者顛倒。溝通的目的是理解和合作,而急著下結論、馬上指派工作容易造成負面情緒、影響團隊合作氛圍。另一個常見的問題:企業內過多且沒有效率的會議,浪費大家時間又沒有真正解決問題。
有效率的會議,負責人不僅會前已擬定明確的目標與進度,蒐集不同意見與資料準備,開會時有流暢主持議程的技巧,讓會議能定、能決、能執行。因此,我們應該要學習「有效率」的主持會議技巧,以耐心傾聽進行有溫度的換位思考,才能達成「有效的」跨部門溝通。
總經理